Von SAP®script zu Smart Forms oder Adobe Forms
Einleitung
SAPscript ist seit vielen Jahren der Standard Formulartyp in vielen SAP®-Systemen. Zahlreiche Unternehmen weltweit verlassen sich noch immer auf diese Technologie, um ihre geschäftskritischen Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bestellungen digitalisiert laufen zu lassen. Dies ist an sich nicht negativ, solange man noch Mitarbeiter hat welche mit SAPscript Formularen vertraut sind. Durch die heutigen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Wartbarkeit und Integration in digitale Prozesse stößt SAPscript jedoch zunehmend an seine Grenzen. Die technologische Weiterentwicklung von SAP® und der Trend zur Digitalisierung erfordern eine Modernisierung der bestehenden Formularlandschaften. Unternehmen sehen sich daher mit der Notwendigkeit konfrontiert, SAPscript-Formulare durch modernere Technologien wie Smart Forms oder Adobe Forms zu ersetzen.
Ein SAP®-Formular besteht in der Regel aus mehreren Komponenten, die gemeinsam den Druck- und Ausgabemechanismus steuern. Zentrale Bestandteile sind dabei das Layout zur optischen Gestaltung des Formulars und das Druckprogramm zur Datenbeschaffung und Steuerung des Ausgabeprozesses. Zusätzlich wird die Formularverwendung häufig über Nachrichtensteuerung oder andere Ausgabesteuerungen im SAP®-System eingebunden.
Je nach eingesetzter Technologie – SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms – unterscheiden sich die Möglichkeiten zur Gestaltung und Implementierung dieser Komponenten. Die Technologien variieren hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Wartbarkeit sowie ihrer Integrationsfähigkeit in moderne SAP®-Systemlandschaften
Unabhängig von der eingesetzten Technologie sind Formulare ein wesentliches Mittel zur unternehmensweiten Standardisierung, Einhaltung von Corporate Design-Richtlinien und zur Sicherstellung der gesetzlichen Anforderungen bei der Dokumentenerstellung. Ihre korrekte und effiziente Pflege ist daher ein kritischer Erfolgsfaktor für viele Geschäftsprozesse.
Ein fundierter Vergleich der drei Formulartypen SAPscript, Smart Forms und Adobe Forms ist unerlässlich, um eine zukunftssichere und tragfähige Entscheidung hinsichtlich der Modernisierung der Formularlandschaft zu treffen. Die Unterschiede liegen dabei sowohl in der technischen Umsetzung als auch in den verfügbaren Funktionen und Integrationsmöglichkeiten.
SAPscript basiert auf einer rein textbasierten Entwicklungsumgebung, deren Handhabung nicht mehr den heutigen Anforderungen an Benutzerfreundlichkeit und Effizienz entspricht. Änderungen im Layout oder der Logik erfordern detailliertes Expertenwissen, das immer seltener verfügbar ist. Die Darstellungsmöglichkeiten sind stark limitiert, insbesondere bei der Einhaltung moderner Designvorgaben oder bei der Einbindung visueller Elemente wie Logos oder Barcodes. Darüber hinaus ist die Technologie nur eingeschränkt Unicode-fähig, was die internationale Einsatzfähigkeit spürbar einschränkt. Die Einbindung in digitale Prozesse oder moderne Output-Management-Systeme ist mit SAPscript kaum noch zeitgemäß zu realisieren, und im Kontext von S/4HANA wird SAPscript nur noch bedingt unterstützt.
Smart Forms stellen bereits eine deutliche Verbesserung dar. Sie ermöglichen die Formularentwicklung in einer grafischen Benutzeroberfläche, wodurch Layoutanpassungen wesentlich einfacher und schneller durchführbar sind. Die Entwicklungsumgebung bietet eine klarere Trennung von Layout und Anwendungslogik, was die Wartung erleichtert und den Entwicklungsaufwand reduziert. Auch das Einbinden von visuellen Elementen und die Unterstützung von Unicode ist bei Smart Forms gegeben, was sie für viele Standardanwendungen zu einer praktikablen Alternative macht.
Adobe Forms hingegen bieten die umfangreichsten Möglichkeiten im SAP®-Formularbereich. Sie basieren auf dem Adobe Lifecycle Designer, einer leistungsstarken Entwicklungsumgebung, die eine pixelgenaue Gestaltung erlaubt und höchste Ansprüche an Layout, Interaktivität und Funktionalität erfüllt. Die Formulare können nicht nur angezeigt und gedruckt, sondern auch interaktiv genutzt werden – etwa durch Eingabefelder, Dropdown-Auswahlen oder digitale Signaturen. Adobe Forms sind vollständig Unicode-fähig, plattformübergreifend einsetzbar und lassen sich nahtlos in moderne SAP®-Systeme integrieren. Sie bieten eine ideale Grundlage für digitale Geschäftsprozesse, automatisierten Dokumentenversand und den Einsatz auf mobilen Endgeräten. Im Hinblick auf S/4HANA stellen Adobe Forms die strategisch empfohlene Lösung von SAP® dar.
Der Umgang mit bestehenden SAPscript-Formularen erfordert ein strukturiertes und strategisches Vorgehen. Im ersten Schritt sollte eine umfassende Analyse der vorhandenen Formulare durchgeführt werden. Dabei sind neben der reinen Anzahl auch Einsatzzweck, Nutzungshäufigkeit, technologische Abhängigkeiten und vorhandene Anpassungen zu dokumentieren. Diese Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen.
Auf Basis der Analyse erfolgt eine Bewertung der bestehenden Formulare hinsichtlich ihres Optimierungs- oder Migrationsbedarfs. Besonders veraltete, schwer wartbare oder nicht mehr den Designvorgaben entsprechende Formulare sollten priorisiert betrachtet werden. Ebenso sind solche Formulare zu identifizieren, die regelmäßig genutzt oder für unternehmenskritische Prozesse relevant sind.
In vielen Fällen ist eine schrittweise Ablösung sinnvoll. Bestehende SAPscript-Formulare werden dabei sukzessive durch moderne Lösungen wie Smart Forms oder Adobe Forms ersetzt. Parallel zur Migration ist sicherzustellen, dass alte Formulare bis zur endgültigen Ablösung weiterhin funktionsfähig bleiben. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT, Fachabteilungen und ggf. externen Dienstleistern ist für eine reibungslose Umstellung unerlässlich.
Die Auswahl des geeigneten Formulartyps – Smart Forms oder Adobe Forms – hängt von mehreren entscheidenden Faktoren ab. Die wichtigste Grundlage bildet dabei eine realistische Einschätzung der funktionalen und gestalterischen Anforderungen an das jeweilige Formular.
Smart Forms sind geeignet für Formulare mit mittlerer Layout-Komplexität, bei denen eine moderne grafische Entwicklungsumgebung und grundlegende Designanforderungen ausreichen. Sie sind einfacher zu implementieren als SAPscript und decken viele Standardanforderungen im SAP®-Umfeld ab. Besonders in Szenarien ohne Bedarf an Interaktivität oder mobilen Nutzungsmöglichkeiten stellen Smart Forms eine effiziente und kostengünstige Lösung dar.
Adobe Forms kommen dann zum Einsatz, wenn weitergehende Anforderungen bestehen – z. B. eine präzise Layoutgestaltung, Einbindung interaktiver Elemente, mehrsprachige Inhalte oder eine vollständige Integration in digitale Geschäftsprozesse. Auch wenn mittelfristig eine Umstellung auf S/4HANA geplant ist, empfiehlt sich der Einsatz von Adobe Forms, da diese Technologie von SAP® langfristig strategisch unterstützt wird.
Ein unmittelbarer Handlungsbedarf besteht in den meisten Fällen nicht, da alle bestehenden Formulartypen – einschließlich SAPscript – derzeit weiterhin stabil im Betrieb sind. Dennoch ist es wichtig, die technologische Entwicklung im Blick zu behalten. Mit dem angekündigten Ende der Wartung für SAP® ERP (R/3) wird langfristig auch eine Umstellung der Formulartechnologien erforderlich, insbesondere im Zuge einer Migration auf SAP® S/4HANA.
Dringender Handlungsbedarf ergibt sich hingegen, wenn der elektronische Rechnungsversand bislang nicht implementiert wurde. In solchen Fällen empfiehlt sich der direkte Umstieg auf Adobe Forms, da diese Technologie sowohl PDF- als auch XML-basierte Ausgabeformate unterstützt und somit die gesetzlichen Anforderungen an den digitalen Rechnungsaustausch effizient erfüllt.
Projektbeispiele:
– Projekt Umstellung aller Firmenlogos in allen SAP® Formularen; Projektsteuerung, Erstellung und Umsetzung Arbeitsplan und Testszenario
– Neuentwicklung PM Jobcard-PDF-Formular für interne Aufträge als Ersatz für bestehendes SAPScript-Formular inkl. Druckprogramm und Customizing – Branche Flugzeugbau
– Typenschild und Steckbrief Formulare in Adobe Forms für ein Unternehmen im Bereich Maschinenbau.
– Erstellung CMR-PDF-Formular für GTM und Einbindung in Nachrichtenfindung V2, sowie Erstellung Cockpit zum Nachdruck des Formulars und lokalem Download als änderbare PDF-Datei.
– Migration von Rechnungsformular von SAPscript zu AdobeForms